Beispiel: Subprozess „Bewusstwerdung“
In diesem Abschnitt wird beispielhaft der Subprozesse „Bewusstwerdung“ des Referenzprozessmodells vorgestellt, um einen Eindruck vom Detaillierungsgrad des Modells zu vermitteln. Für die Beschreibung der weiteren Subprozesse des Modells sei auf die PAS-Publikation Nr. 1030 des DIN/Beuth Verlages verwiesen.[1]
Der Subprozess (Abbildung 1) entspricht der Bewusstwerdungsphase in dem vorgestellten Phasenmodell. Die dort beschriebenen Aspekte wurden in Aktivitäten und Ereignisse der Geschäftsprozessmodellierung übertragen.
Abbildung 5 – Prozessgraph des Subprozesses „Bewusstwerdung“
Der Subprozess stellt die von außen angeregte Bewusstwerdung eines Nachfragers als Prozessmodell dar. Obwohl die Bewusstwerdung in der Realität Ergebnis einer trivialen Erkenntnis sein kann, ist es ebenso denkbar, dass sie durch komplexe Prozesse vorbereitet worden ist. Sie ist im Phasenmodell, das diesem Prozessmodell zugrunde liegt, enthalten und wird hier entsprechend in die Prozessmodellierung überführt.
In der zentralen Aktivität „Notwendigkeit/Möglichkeit zum Verwaltungskontakt aufzeigen“ des Subprozesses wird die Notwendigkeit oder die Möglichkeit zu einem Verwaltungskontakt dem Nachfrager durch Andere bewusst gemacht.
Es ist beispielsweise denkbar, dass beim Kontakt eines Bürgers mit der Verwaltung aufgrund seiner veränderten Lebenslage auf weitere ggf. notwendige Formalitäten und mögliche Verwaltungskontakte hingewiesen wird.
Ein sehr einfaches Beispiel wäre der Zuzug eines Bürgers in eine Gemeinde. Der Sachbearbeiter im Einwohnermeldeamt macht bereits während Anmeldung des Bürgers auch darauf aufmerksam, dass sein KfZ umzumelden wäre, da er keine weitere Nebenwohnung in einer anderen Gemeinde hat. Hier kann die Verwaltung ihr Wissen über Abhängigkeiten zwischen Verwaltungsleistungen nutzen, um sie dem Nachfrager transparent zu machen.
Ergänzend zu diesem einfachen Beispiel für die von außen angestoßene Bewusstmachung wäre aber auch als Zukunftsszenario denkbar, dass die Verwaltung direkt mit dem Bürger Kontakt aufnimmt, sobald sich die Rahmenbedingungen oder Eigenschaften von Verwaltungsprodukten ändern.
Läuft beispielsweise die Gültigkeit des Reisepasses oder Personalausweises eines Bürgers ab, so könnte dieser direkt von der Verwaltung darüber informiert werden. Dies könnte immer rechtzeitig zum Termin des Ablaufs erfolgen, oder auch „Erfahrungen der Verwaltung“ berücksichtigen und beispielsweise den bevorstehenden Ablauf von Reisepässen rechtzeitig vor Beginn der Urlaubssaison erinnern.[2] Beispielsweise ist auch denkbar, dass ein Bürger auf die Notwendigkeit einen Anwohnerparkausweis zu beantragen, bereits bei der An- bzw. Ummeldung seines Autos durch den Mitarbeiter der Zulassungsstelle hingewiesen wird.
Dem Nachfrager werden im Rahmen der Aktivität „Notwendigkeit/Möglichkeit zum Verwaltungskontakt aufzeigen“ derartige Hinweise gegeben. Anschließend verzweigt der Prozessablauf, und endet mit zwei Ausgangsereignissen, bei denen dem Nachfrager die Notwendigkeit oder Möglichkeit zu einem Verwaltungskontakt bewusst geworden ist.
In dem einen Fall liegen ihm jedoch noch keine ausreichenden Informationen vor, die die Planung des Verwaltungskontaktes erlauben (Ereignis „Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen nicht vor“). In dem anderen Fall wurden während der von außen angestoßenen Bewusstmachung zusätzlich Informationen (z.B. zum Hintergrund des Hinweises, zu möglichen Verwaltungsleistungen) an den Nachfrager abgegeben (Ereignis „Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen vor“).
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Name/Symbol |
Beschreibung |
Ereignisse |
Ressourcen |
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Notwendigkeit/Möglichkeit zum Verwaltungskontakt aufzeigen |
Es werden Hinweise zusammengestellt, die die Notwendigkeit und/oder Möglichkeit zu einem Verwaltungskontakt aufzeigen. Der Bearbeiter dieser Aktivität informiert den Nachfrager über die Hinweise und ggf. über weitere Informationen die in Zusammenhang mit den Hinweisen stehen (z.B.: über mögliche Verwaltungsleistungen zur aktuellen Lebenslage). Der Nachfrager nimmt die ihm gegebenen Hinweise und Informationen zu Kenntnis. |
Eingang |
Entitäten |
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Bewusstwerdung wird von außen angestoßen |
Liest: Hinweis Liest: Verwaltungsleistung Liest: Lebenslage |
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Ausgang |
Rollen |
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Entweder: Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen nicht vor Oder: Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen vor |
1st Level Bearbeiter |
Tabelle 1 – Beschreibung der Aktivität im Subprozesses
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Name/Symbol |
Beschreibung |
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Bewusstwerdung wird von außen angestoßen |
Start des Geschäftsprozesses für den Fall, dass der Nachfrager nicht selbst die Notwendigkeit bzw. Möglichkeit erkennt, einen Verwaltungskontakt herzustellen. |
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Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen nicht vor |
Der Nachfrager wurde vom Bewusstmacher (halbautomatisch, manuell) oder vom System (automatisch) auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, dass ein Verwaltungskontakt sinnvoll, möglich und/oder notwendig sein könnte. Dem Bewusstmacher liegen keine weiteren Informationen über den Verwaltungskontakt vor. |
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Nachfrager ist bewusst; Informationen liegen vor |
Der Nachfrager wurde vom Bewusstmacher (halbautomatisch, manuell) oder vom System (automatisch) auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, dass ein Verwaltungskontakt sinnvoll, möglich und/oder notwendig sein könnte. Außerdem wurden vom Bewusstmacher Informationen zu möglichen Verwaltungsleistungen bereitgestellt. |
Tabelle 2 – Beschreibung der Ereignisse im Subprozesses
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Name |
Beschreibung |
Eigenschaften |
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Hinweis |
Ein Hinweis ist eine Information, die an den Nachfrager gegeben wird und diesen über die Notwendigkeit und/oder Möglichkeit zu einem Verwaltungskontakt informiert. |
Ein Hinweis kann erzeugt, mitgeteilt und verworfen werden. Der Hinweis verfügt immer über eine Bezeichnung und einen kurzen Hinweistext. Er kann mit einer oder mehreren Verwaltungsleistungen in Beziehung stehen. |
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Verwaltungsleistung |
Ein von der öffentlichen Verwaltung im Rahmen des Vollzugs von politischen Entscheidungsprogrammen hergestelltes oder herzustellendes Produkt, das in Form von Dienstleistungen, Informationsgütern, Sachgütern und sonstigen Gütern (z.B. geldlichen Zuwendungen) an die Gesellschaft abgegeben wird. |
Eine Verwaltungsleistung hat immer einen Namen, der sie eindeutig identifiziert. Darüber hinaus gehören zu jeder Verwaltungsleistung und Bedingungen bestimmte Voraussetzungen, die in einer konkreten Situation erfüllt sein müssen, damit die Verwaltungsleistung erstellt und abgegeben werden kann. |
Tabelle 3 – Beschreibung der Geschäftsentitäten[3] im Subprozesses
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Name |
Beschreibung |
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1st Level Bearbeiter |
Die Rolle „1st Level Bearbeiter“ besitzen alle Personen, die in direkten Kontakt mit dem Nachfrager zur Erbringung der Verwaltungsleistung beitragen. Beispielsweise nehmen Mitarbeiter der Verwaltung die Rolle „1st Level Bearbeiter“ ein. Auch ein Bürger oder ein Unternehmen nimmt (neben einer Rolle „Nachfrager“) auch die Rolle „1st Level Bearbeiter“ ein, wenn er beispielsweise selbständig Aktivitäten zur Erbringung der Verwaltungsleistung bearbeitet. |
Tabelle 4 – Beschreibung der Rolle[4] im Subprozesses
[1] vgl. [PAS, 1030]
[2] Durch die Beispiele wird deutlich, dass hierbei der direkte Bezug zu einem Nachfrager im Vordergrund steht. Diese Aktivität steht nicht für die Weitergabe von Informationen an Dritte (z.B. an Medien), die dann Gruppen von Bürgern pauschal informieren. Derartige Schritte erfolgen außerhalb des hier vorgestellten Referenzprozesses. Denn hier steht der gezielte Kontakt mit einem Nachfrager als Teil der Leistungserbringen im Vordergrund, der durch eine eGovernment-Anwendung unterstützt werden kann.
[3] Eine Geschäftsentität (dargestellt mit dem Klassen-Symbol der UML) ist ein zentraler Gegenstand oder ein Konzept des Anwendungsbereichs und fasst Informationen über diese zusammen. Sie abstrahiert insbesondere von den verwendeten Informationsträgern (z.B.: Papier oder Diskette).
[4] Eine Rolle (dargestellt mir dem „Strichmännchen“-Symbol) kann einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Diese Personen sind dann mögliche Bearbeiter der Aktivität des Geschäftsprozesses, die mit der Rolle in Beziehung stehen. Rollen selbst können untereinander in Beziehung stehen.